Mình không ít lần nghe chữ “theo qui trình”, “đúng qui trình” để làm lý do đổ thừa hay biện minh cho sự chậm trễ, sự không hiệu quả, sự không có task nào được hoàn thành ngay chính từ các bạn trẻ trong công việc chứ không phải chỉ từ những người có chức có quyền, và không chỉ trong nhà nước. Đáng ngạc nhiên là nó còn hiện diện ngay cả trong lực lượng lao động, trong cách tư duy “đóng băng” của các thế hệ trẻ đang đi làm. Cho nên, qui trình là chữ đáng sợ nhất trên đời, vì nó có thể là con dao 2 lưỡi. Nó có thể khiến cho chúng ta hiệu quả hơn rất nhiều, nhờ vào sự ngăn nắp và kỷ luật mà nó đặt ra. Nhưng nó cũng có thể là cái gốc cây hay cục đá to nhất ngáng đường mọi sự hiệu quả, thay đổi, tiến bộ khi cần…. Tất cả chúng ta cũng đã nhàm với cái từ “đúng qui trình” để rồi không có chuyện gì xảy ra. Vậy cuối cùng là cần hay không cần qui trình?
Với tôi, đó không phải là câu hỏi đúng. Câu hỏi đúng là, chúng ta muốn và cần giải quyết tận gốc rẽ vấn đề gì, nỗi đau gì? Có khi, qui trình là thứ cần được sinh ra như một giải pháp để giải quyết nỗi đau đó. Có khi, là ngược lại, khi qui trình là thứ cần được đập ra, xây lại, hoặc hiệu chỉnh vì nó đang chính là nỗi đau, là vấn đề ngăn cản sự hiệu quả và tiến hoá. Vậy, qui trình vừa có thể là giải pháp, vừa có thể là vấn đề. Không có một cách tư duy cứng nhắc nào về qui trình. Càng không nên sử dụng qui trình như một con dao được quăng ra để chém vào hiệu quả và kết quả của bất kỳ mục tiêu nào được đặt ra. Không có một câu trả lời duy nhất và chung cho tất cả mọi vấn đề, rằng thì là vì qui trình, vì theo qui trình cho nên không thể tiến hành và không thể hiệu quả như bạn muốn. Câu trả lời đó là sự trình diễn và phát biểu chứng minh cho sự vô trách nhiệm, thiếu tư duy, kém chuyên nghiệp, thiếu hiểu biết của người phát biểu mà thôi. Cho nên, có khi lần tiếp theo bạn định sử dụng “qui trình” như một cách để biện hộ cho sự yếu kém của mình, think twice - có khi nên suy nghĩ lại.
Và cũng để những ai vì không hiểu, chưa hiểu hoặc chưa hiểu đúng về sự linh hoạt cần có khi sử dụng qui trình, xin chia sẻ góc nhìn của người đã làm không biết bao nhiêu qui trình trong sự nghiệp của mình. Và, cũng đã đập nát không biết bao nhiêu là qui trình trong cuộc đời làm tái cấu trúc, thay đổi, chuyển biến các tổ chức của mình. Hy vọng là với chia sẻ này, mọi người sẽ trở nên linh hoạt hơn với qui trình, đồng thời cũng kỷ luật hơn với qui trình. Nghe như là diễn biến nghịch lý một cách vô cùng hợp lý đúng không? Nó là như thế đó. Hơi xoắn não nhưng không có một cách tư duy tịnh tiền nào ở đây. nếu các bạn theo dõi thì có lẽ đã đọc bài Be Water, My friend mà tôi đã viết từ năm 2021. Tư duy linh hoạt như nước mà không có thì thời này chẳng làm gì cho ra trò cả, khi tất cả mọi thứ bên ngoài đều bất định, bất ổn, bất thường. Link đây để bạn tìm đọc lại nhé: https://www.nguyenphivan.com/post/be-water-my-friend. Và có lẽ cũng đã có nhiều bạn đăng ký học khoá Agile Mindset - Tư duy linh hoạt tôi đã soạn FREE cho cộng đồng trên blog nguyenphivan.com. Nếu chưa thì đăng ký học liền đi nhé. Link ở đây: https://www.nguyenphivan.com/challenge-page/agile-mindset-tu-duy-linh-hoat. Hy vọng là học xong thì bạn sẽ từ từ cởi bỏ được tất cả những sự đóng băng hay ngủ đông trong tư duy của mình và ngày càng trở nên thích nghi hơn với mọi sự thay đổi ở ngoài kia.
Khi nào cần xây và tuân thủ qui trình?
Đơn giản thôi. Có 3 ngữ cảnh mà qui trình là cứu tinh, là giải pháp, là thứ cần phải đặt để vào ngay để bình ổn mọi sự rối ren và hỗn độn:
Khi tất cả chỉ là sự khởi đầu tự phát, không có tổ chức hay sự bất kỳ sắp xếp ngăn nắp nào từ trước: Startup bất cứ thứ gì, từ dự án, công việc đến doanh nghiệp, tổ chức đều phải nhanh, hiệu quả, zero degree - 0 độ tầng lớp về sơ đồ tổ chức. Muốn nhanh thì phải move - chuyển động một cách không lường trước được, không theo bất kỳ qui định hay trình tự nào hết. Cần làm là làm, làm thật nhanh, thật quyết liệt, thật hiệu quả để đạt được mục tiêu. Bắt đầu là khi nguồn lực rất ít, cho nên việc nắm bắt cơ hội phải thật nhanh, thật du kích, thật quyết liệt thì mới mong giành giật được sự hợp tác về mình, nhất là khi lấy trứng chọi đá, lấy thời gian mong manh của mình mang ra so kè với núi tiền và tầm ảnh hưởng sừng sững của người khác. Startup là tinh thần như thế, đầy lửa, vô kỷ luật, không theo trình tự hay công thức nào, chỉ có một đường duy nhất là tiến tới bằng cả tính mạng của mình. Rồi trong cái thế đó làm gì có qui trình nào mà vặn vẹo được với cái tinh thần lát nữa chưa biết sẽ đưa ra quyết định gì, huống chi là xếp hàng chờ bước một bước hai. Nhưng rồi khi cái sự ngăn nắp trong rối bời này nó đi qua, khi tổ chức và cộng đồng lớn lên, thì không ai có thể vận hành theo cái kiểu cao bồi như thế nữa. Ai cũng cao bồi, bắn loạn xạ, chồng chéo lên nhau, không phân biệt bạn thù, thì chỉ có tự bắn vào chân mình rồi tự đi mà băng bó. Sau chương hỗn độn theo qui luật tự nhiên thì phải tới chương sắp xếp chỉnh đốn lại cái xứ viễn tây, nhốt cao bồi vào những chiếc ô xinh xinh, có hướng dẫn và định hướng như việc điều quân, xếp cờ một cách có tổ chức và chiến lược. Đó, là khi qui trình cần được sinh ra.
Khi chỉ một cái lỗi, một thứ vướng mắc, một vấn đề mà nó cứ lặp đi lặp lại hoài: chuyện này là cơm bữa trong quản lý và vận hành một tập thể, tổ chức. Làm qui trình đâu phải một lần là cover - tổng hợp được hết tất cả những tình huống hay trường hợp cần qui trình. Trong khi vận hành, không ngừng cải tiến và thay đổi thì phải có lúc nó lòi ra nhiều thứ không nằm trong ngăn bàn. Có thể đó là cái mới, cái chưa ai để ý vào, cái xưa nay chưa tạo ra tình huống hay khó khăn gì, tình huống chưa gặp qua bao giờ và bây giờ nó mới hiện nguyên hình. Ủa, rồi không lẽ mình cứ ngồi làm ngơ mặc cho nó đi qua đi lại trước mặt, mặc cho con voi trong phòng nó cứ ầm ờ mà mình cứ giả vờ như nó chẳng tồn tại trên đời? Hay mình cũng dư giả thời gian quá nên cứ xảy ra lần nào mình xử lý lần đó cho nó ra vẻ bận rộn và oai vệ? Nếu bạn rảnh quá thì OK. Còn nếu bạn nghĩ rằng mình không có thời gian để giết, không có hơi đâu mà đi xử lý một vấn đề ba vạn lần thì, đó là khi bạn cần tạo ra và áp dụng qui trình để giải quyết tận gốc vấn đề, không cho nó xảy ra lần nữa. Cuối cùng, người ta giải quyết vấn đề là để nó không lặp lại, là để tránh, để ngăn ngừa rủi ro chứ không phải để cong người lên chạy theo sự cố hàng ngày. Ai dành cả đời để giải quyết sự cố thì kệ họ đi. Cái số khổ nó thế. Còn nếu mình muốn được bình an, thong dong , làm như chơi thì, đương nhiên mình phải dẹp ngay suy nghĩ đi xử lý mà phải nuôi dưỡng tư duy bảo vệ và ngăn ngừa. Qui trình nó giải được cái hạn này, giúp ngăn ngừa không cho sự cố xảy ra nữa.
Khi cần chuyển giao: Này là nghề của mình đó giờ. Làm nhượng quyền nghĩa là phải chuyển giao kiến thức, kỹ năng và phương pháp mà mình đã đúc kết bao năm thành một cái túi xinh xinh mà người ta có thể mở ra và hy vọng là có thể làm được giống y như mình trong vòng ba nốt nhạc. Vậy nghĩa là người ta phải thành Phù Đổng overnight. Muốn vậy thì cách dễ nhất và hiệu quả nhất là bắt người ta làm theo đúng các bước, theo qui trình mà mình đã xây lên từ kinh nghiệm, trải nghiệm, đúc kết và đơn giản hoá những bước cần làm để tạo ra kết quả tương ứng. Không cần phải suy nghĩ gì nhiều. Chỉ cần theo đúng 3 bước là bạn sẽ tạo ra kết quả y như tôi đã nghiên cứu, thử nghiệm, và hiệu chỉnh, cải tiến 10 năm qua. Kiểu vậy. Cái mức độ lợi hại của qui trình lúc này thật là ghê gớm, vì nó khiến cho mọi sự tưởng chừng như rối bời và không thể biến thành thứ giản đơn và có thể. Hay chứ đúng không? Và vai trò của qui trình là phần đóng góp to lớn vào công cuộc chuyển giao thành công này của bạn.
Nhưng thế giới này vận hành có Yin thì phải có Yang. Có thứ cần qui trình thì cũng phải có khi ngược lại. Vậy khi nào mình cần phải dẹp bỏ và đập vỡ cái thứ thủ cựu, cản mũi kỳ đà tên là qui trình?
Khi qui trình không còn hợp thời: Thế giới bên ngoài nó xoay chuyển như chong chóng, nay này mai kia, chuyển biến khôn lường thì ở đâu ra một cái sự bất biến trong qui trình để thích nghi với nó? Nếu cứ lấy cái có sẵn, cái bất biến, cái cũ rích ra mà chọi với sự bất định của thời thế ngày nay thì, thôi chắc ngồi xếp bằng mơ kiếp rong rêu cho nó lành. Nếu đã cho phép tư duy mình đóng băng như Bắc cực, ngoan ngoãn làm kiếp hoá thạch để trưng bày trong viện bảo tàng thì, thôi cũng đừng vẫy vùng, chất vấn hay hoang mang gì, vì mình đã tự loại bản thân ra khỏi cuộc chơi. Chấm hết! Còn nếu thấy thứ gì, ngay cả qui trình nó không còn make sense - không hợp lý, không hợp thời, không còn relevent - liên quan tới ngữ cảnh hiện tại hay sự chuyển biến đương nhiên nữa thì, ai ngơ tới nỗi cứ ngồi đó mà khư khư ôm lấy cái cục quá khứ làm chi? Qua là qua. Hết thời là hết thời. Đó là qui luật bất biến của vũ trụ. Làm gì có thứ gì được tạo ra để giải quyết tất tần tật mọi vấn đề dù thời gian có phai màu? Cho nên, khi thấy qui trình nó không còn giải quyết được vấn đề mới, vấn đề đã thay đổi, thời thế đã đổi thay thì, cách dễ nhất, logic nhất, cần làm nhất là đập đi xây lại. Có khi, một phần nào đó trong qui trình vẫn make sense, nhưng cả qui trình thì không còn. Mình lại tháo ra lắp lại như lego thôi. Nhưng quan trọng nhất là tinh thần hiểu, chấp nhận sự hết thời, lỗi thời của nó để mà quyết tâm và quyết liệt đập đi xây lại. Và cái khó lớn nhất của chuyện này đương nhiên là con người. Chỉ có con người mới lo ôm khư khư thứ mà mình đã quen thuộc, đã cảm thấy an toàn, đã cho là di sản của riêng mình.
Khi mọi thứ đang ngoan ngoãn xếp hàng theo qui trình nhưng chẳng có chuyện gì xảy ra: khi một tổ chức, cộng đồng bắt đầu vào giai đoạn ổn định thì, mọi người bắt đầu rơi vào tâm thế con cừu, chỉ nhìn cái mông đằng trước mà đi. Người ta đứng lại, mình đứng lại. Người ta bảo không làm được, mình cười cười ngô nghê. Người ta ngửa mặt xếp hành nhìn lên trời, mình cũng đứng lơ ngơ chờ một thứ UFO gì đó xuất hiện dù chẳng biết là gì. Rất nhiều người, nhiều tổ chức rơi vào hiện trạng này khi tất cả chỉ vận hành theo đúng qui trình. Mở miệng ra là theo qui trình, là ngăn chặn và làm khó nhau bằng qui trình, là biện minh và đổ thừa tại qui trình, NHƯNG - chữ nhưng to tổ bố là KHÔNG CÓ CHUYỆN GÌ XẢY RA. Việc không chạy. Dự án hoãn vô thời hạn. Mục tiêu không đạt được. Nói từa lưa tá lả nhưng không ai hành động. Họp triền miên và báo cáo lung tung nhưng không hề có kết quả nào đạt được. Rồi cả một đám đông đứng lơ ngơ như thế giữa trời cười cười nhìn nhau, tận hưởng cái cảm giác đóng băng của thời gian mặc cho tương lai cứ tuồng tuột trôi qua, một cách cực kỳ vô cảm. Rồi như vậy là đúng qui trình dữ chưa? Có cần thêm qui trình mới vào để giải quyết chuyện qui trình nó không work, hay để lấy qui trình giải quyết chuyện vô hiệu quả của qui trình không?
Khi loay hoay, mắc kẹt và không còn biết đường về phía trước: Người ta hay nói, chiếc tàu bự thì khó mà quay đầu, chuyển hướng. Thực tế là như vậy. Có khi nó đã quen với quỹ đạo cũ, quen với hành trình cũ, quen với người xưa bến cũ nên chẳng thể quay đầu. Rồi cứ như thế, nó chuyển động một cách vô tri, theo thói quen và không còn tinh thần để hướng về những vùng đất mới. Tất cả đều ổn định. Tất cả đều vận hành theo qui trình. Mọi thứ có vẻ vẫn OK. Chỉ có điều, ai cũng biết sẽ có ngày nó sẽ già đi, cằn cỗi hơn, giảm dần sức khoẻ và vào một chiều thu nào đó sẽ trả mình về cát bụi. Giống như ngồi xem một bộ phim mà khán giả biết rõ kết cục của kịch bản và nhân vật vậy, mòn mỏi, chán chường nhưng cứ ngồi đó dán mắt vào màn hình cho có. Tại đây, mình có 2 lựa chọn. Hoặc là cứ để cho mọi thứ nó vận hành theo thuyết vòng đời có sinh có diệt. Hai là cần thay đổi và chuyển biến rất nhanh, dám chấp nhận phá bỏ cái status quo - sự ổn định giả tạo hôm nay để dọn đường cho một hành trình mới ngày mai. Mà muốn mới, thì phải bài trừ một vài cái cũ, trong đó có những qui trình và cách nghĩ già nua. Rồi, ai giơ tay lên để đi tìm cái mới, vẽ hành trình mới, thiết kế con đường mới, và đập bỏ những chiếc tường rào mang tên qui trình để dọn đường cho lộ trình mới? Cá nhân cũng vậy. Tổ chức càng phải như thế. Nếu không thì mình sẽ vẫn cứ loay hoay, bế tắc trong sự bình thường rất bất thường của chính mình.
OK, vậy là đủ mệt chưa? Chỉ có một chữ qui trình mà viết hoài không hết. Mà thôi. Ai thích cứng còng cứng ngắc với qui trình thì cứ qui trình. Ai thích linh hoạt, hiệu quả với qui trình thì cứ tiến lên. Lựa chọn là của mỗi người. Không có sai hay đúng. Chỉ có lựa chọn và hành trình rất khác nhau. Có người luôn thích nghi và hợp thời. Có người sẽ bằng lòng lùi lại và sống cùng quá khứ….
Comments