SYSTEM THINKING - TƯ DUY HỆ THỐNG

Nếu để ý một chút bạn sẽ thấy rằng, khi đưa ra 1 vấn đề, người không có tư duy hệ thống sẽ nghĩ ngay ra cách giải quyết vấn đề một cách tạm thời, ngắn hạn, gói gọn trong khuôn khổ khả năng giới hạn của bản thân, mang tính chắp vá, nghĩa là chỉ giải quyết kiểu cho qua, cho xong lúc đó. Còn việc nó có lặp lại hay ảnh hưởng gì đến người khác, phòng ban khác, cả tổ chức hay không bạn chưa bao giờ nghĩ đến hay quan tâm. Người giải quyết vấn đề kiểu chắp vá như thế gọi là người không có tư duy hệ thống. Nhiều khi có một việc đó đi giải quyết tới lui hoài mà không đặt câu hỏi tại sao nó xảy ra, chỉ cắm đầu làm con robot đi giải quyết vấn đề trên bề mặt.

Ngược lại, người có tư duy hệ thống là người giải quyết vấn đề tận gốc, nghĩa là họ nghĩ rộng ra, sâu hơn, đặt câu hỏi về nguyên nhân gây ra vấn đề, zoom out để nhìn vấn đề từ bức tranh tổng thể, và tìm ra cách giải quyết khiến cho vấn đề không có cửa tái diễn hay lặp lại.

Ví dụ, khách hàng phàn nàn là booking rồi mà đến nơi hay đến giờ không ai biết có booking và không ai chuẩn bị phục vụ. Nếu giải quyết kiểu chắp vá bạn sẽ xin lỗi, tặng voucher hay làm gì đó cho khách hàng hết bực bội lúc đó rồi thôi. Bạn nghĩ chuyện này có khả năng lặp lại hay không? Đương nhiên là có rồi. Chuyện gì có thể xảy ra một lần đều có thể xảy ra nhiều lần nếu chúng ta không giải quyết tận gốc. Người có tư duy hệ thống sẽ đặt câu hỏi tại sao lại không có booking, vậy khách hàng booking xong data - dữ liệu đó đi về đâu, sai ở chỗ hệ thống không ghi nhận và thông báo cho người chịu trách nhiệm hay chính người chịu trách nhiệm không kiểm tra để ghi nhận booking. Nếu không kiểm tra là tại sao, vì hệ thống báo cáo phức tạp quá không hiểu và không biết cách sử dụng hay vì hệ thống không có tính năng gởi noti mỗi khi có booking mới nên phải login vào mới biết…? Cứ đặt câu hỏi như vậy và lần tìm ra nguyên nhân chính thì cách giải quyết vấn đề cuối cùng có thể là bắn noti trong vòng 5 giây sau khi nhận được booking online cho người chịu trách nhiệm để nhắc nhở là có booking mới và nhắc lại tin nhắn này khi chưa giải quyết trong vòng 30 phút chẳng hạn. Ngoài chuyện xin lỗi và giải quyết phàn nàn của khách hàng, cách giải quyết của người có tư duy hệ thống sẽ sâu hơn, chính xác hơn và nhổ tận gốc rễ vấn đề như thế.

Do đó, người có tư duy hệ thống luôn đặt câu hỏi xoay quanh 3 nền tảng chính ảnh hưởng đến vấn đề bao gồm:

1. Inter-relationships - Tác động và quan hệ giữa các yếu tố, phòng ban, tổ chức, có liên quan đến vấn đề: ở đây, bạn sẽ vẽ ra hết tất cả các stakeholders - thành viên hay tổ chức có tham gia tác động vào vấn đề, giống như trong ví dụ nó không chỉ dừng lại ở nhân viên phục vụ khách hàng ngày hôm đó mà là cả một dây chuyền phòng vận hành, phòng công nghệ và hệ thống quản trị. Khi vấn đề xảy ra, đặt tất cả các câu hỏi liên quan đến tất cả những ai có liên quan trong chuỗi tạo ra giá trị đang gặp vấn đề.

2. Perspectives - Góc nhìn: mỗi thành viên hay tổ chức có tham gia vào hệ giá trị đang gặp vấn đề này đều có góc nhìn khác nhau cho cùng một sự việc và đó có thể là lý do dẫn đến sự thiếu alignment - cách tiếp cận hướng về mục tiêu chung. Ai cũng muốn làm cho xong việc của mình, nhưng như thế nào là xong? Nếu ai cũng làm xong việc của mình nhưng khách hàng vẫn có trải nghiệm không tốt thì sao? Góc nhìn khác nhau vì vậy có thể tạo ra vấn đề hoặc khiến cho chuyện đổ thừa xảy ra hàng ngày mà vấn đề lớn vẫn không bao giờ được giải quyết.

Boundaries - Giới hạn: có khi cách giải quyết vấn đề mình đưa ra dựa trên sự giới hạn khả năng và nguồn lực hiện có, và vì vậy nó chỉ mang tính chắp vá. Nếu muốn giải quyết vấn đề tận gốc thì sao? Mình có thể vận động thêm nguồn lực từ đâu? Có thể hợp tác cộng tác với đối tác bên ngoài ra sao? Cộng tác có thể mở ra thêm những cơ hội gì, vì khi có vấn đề là có cơ hội giải quyết vấn đề, có cơ hội tạo ra những giải pháp hay ho và xuất sắc hơn….

Với system thinking - tư duy hệ thống, bạn sẽ nhìn thấy nhiều cơ hội mới, sẽ sáng tạo hơn khi giải quyệt vấn đề, sẽ hiệu quả và tối ưu hơn khi vận động nguồn lực giải quyết vấn đề, và vì vậy người có tư duy hệ thống luôn là người giải quyết vấn đề xuất sắc, sáng tạo và thành công nhất.

Nếu sự khác nhau về cách tư duy này là sự khác nhau giữa người thành công và không thành công, giữa lãnh đạo và nhân viên, và nếu bạn muốn thăng tiến trong công việc và sự nghiệp, không thể không rèn luyện tư duy hệ thống. Rèn luyện, bắt đầu tự sự hiểu rõ tư duy hệ thống là gì, và bắt đầu zoom out khi đối diện với vấn đề, bắt đầu đặt câu hỏi dựa trên 3 nền tảng trên bạn nhé.